Девет правила за имейлите от шефа на "Гугъл"

Колко писма имате в пощенската си кутия? 1000? 2000? А колко непрочетени? Един от хората зад компанията, създала Gmail, може най-добре да ви обясни как да организирате електронната си кореспонденция

Бившият изпълнителен директор (и настоящ изпълнителен председател) на интернет гиганта "Гугъл" Ерик Шмит е съавтор на книгата How Google Works, откъдето са тези съвети за справяне с електронната поща, поместени от сп. "Тайм".

1. Отговаряйте бързо, дори да е съвсем лаконично.

2. Не бъдете многословни - все пак не съчинявате есе. Бъдете наясно обаче, че да пишеш кратко и стегнато обикновено изисква повече време, не по-малко. Правете си чернова, от която после изтрийте ненужните думи. Мислете за думите на покойния Елмор Ленард, когато го питали за успеха му като писател: "Махам онези места, които хората са склонни да пропуснат при четене."

Виж още: Как да върнете обратно имейла, който току-що изпратихте

3. Чистете редовно пощенската си кутия. Времето, през което мислите кое писмо да подхванете първо, е пропиляно. Когато отваряте ново съобщение, имате няколко възможности:

- прочитате достатъчно, за да осъзнаете, че изобщо няма нужда да го четете,
- прочитате го и действате веднага,
- прочитате го и действате по-късно,
- прочитате го по-късно (защото си струва, но не е спешно и е прекалено дълго, за да го четете в момента).

Изберете веднага една от тези опции, за предпочитане първите две. Принципът е да се занимаете с дадено писмо само веднъж. Ако не действате веднага, ще трябва да го препрочитате, което е 100% загуба на време.

Ако се справяте с това, пощенската ви кутия е вашият списък със сложни задачи за решаване и неща, изискващи по-задълбочен преглед (които да разчиствате всяка вечер, за да останат не повече от пет), плюс няколко, оставени за по-късно.

4. Отговаряйте най-напред на последното писмо - понякога някой вече се е погрижил за въпросите, повдигнати в предишните.

5. Не забравяйте да препратите на другите информация, която би им била полезна. В края на деня се запитайте какво би трябвало да препратите на някого, но не сте направили.

6. Когато слагате някого на скрито копие (Blind carbon copy), се запитайте защо. Отговорът почти винаги е, че се опитвате да скриете нещо, а това е непродуктивно, дори нечестно.

Употребата на Bcc е препоръчителна само когато премахвате някого от списъка с кореспонденция относно дадена тема. Когато отговаряте на всички (Reply All) в дълга поредица имейли, преместете хората, които вече не са част от дискусията, в полето Bcc, като отбележите това в текста на писмото си. Те ще са ви благодарни.

7. Не викайте. Ако имате нужда да покрещите на някого, направете го лично. ПРЕКАЛЕНО ЛЕСНО Е да го сторите по електронен път.

8. За да следите по-лесно дали нещо, което сте поискали, е изпълнено, сложете себе си на копие и го класифицирайте в папката Follow Up. По-късно ще ви е по-лесно да го откриете и препратите наново с въпроса "Това направено ли е?".

9. Улеснете търсенето си в бъдеще. Ако мислите, че нещо ще ви потрябва по-нататък, препратете го до себе си, като добавите няколко ключови думи, които описват съдържанието му. Джонатан (съавторът на книгата Джонатан Розенбърг, бивш вицепрезидент на "Гугъл", отговорен за продуктите - бел.ред.) например сканира паспорти, шофьорски книжки и други лични документи, които си препраща с описателни ключови думи. Ако някое от тези неща изчезне по време на пътуване, копията са лесно достъпни.

Виж още: Топ 25 личности в бизнеса от 1989 г. насам

Още от Интересно

От "пълен загубеняк" в секссимвол - как се промениха красавците на Холивуд

Запомнете едно - никога не бързайте да пренебрегвате онези срамежливи, тихи момчета с очила, които не са особено популярни, защото имаме нагледни дока...

Мадона показа близначките си в сладко семейно видео

Поп звездата Мадона допусна своите почитатели в личния си свят, публикувайки видео с осиновените от нея близначки в Инстаграм.  Във видеото двете...

Миражи в сърцето на мрака

Ето и откъс от „Мираж“: ... Любовта винаги замъглява зрението. А живот без любов е малко като балансите и отчетите, в които се взирам в...

Кой спорт е по-приятен с компания?

Да тренира заедно с приятел може да се окаже много тонизиращо и приятно. Освен, че ще си имаш компания, ще има и с кого да си говориш и евентуално да...

144 години от гибелта на Васил Левски

На днешния ден преди 144 години България губи един от най-смелите си герои, оставил светла диря в народната памет. Да преклоним глава и да си спо...

Вижте как изглеждат наркомани, след като отказали дрогата

Сигурно няма човек, който да не е чувал за опустошителното влияние на наркотиците върху здравето и външния вид. Но ако все още не знаете какво може да...

Предимствата на връзките с обвързани мъже

На много жени им се е случвало да се влюбят в обвързан мъж, но често се колебаят дали да се впуснат в подобен тип отношения, тъй като са добре запозна...

Дневен хороскоп за неделя, 19 февруари 2017г.

Можете да следите дневния си хороскоп в страницата на Jenite.bg във Facebook! Овен Някой има нужда от помощ! Може би ваш близък или колега. Напра...

Светлана Хънт: В България са много по-хуманни към кучетата, отколкото в САЩ

Светлана Хънт е родена в Киев през 1969 г., а от 1975 г. живее в САЩ. Завършила е легендарната френска кулинарна академия Cordon Bleu Culinary и има т...

Дневен хороскоп за понеделник, 20 февруари 2017г.

Можете да следите дневния си хороскоп в страницата на Jenite.bg във Facebook! Овен Днес стойте близо до човек, който знаете, че си заслужава. Ще ...