Девет правила за имейлите от шефа на "Гугъл"

Колко писма имате в пощенската си кутия? 1000? 2000? А колко непрочетени? Един от хората зад компанията, създала Gmail, може най-добре да ви обясни как да организирате електронната си кореспонденция

Бившият изпълнителен директор (и настоящ изпълнителен председател) на интернет гиганта "Гугъл" Ерик Шмит е съавтор на книгата How Google Works, откъдето са тези съвети за справяне с електронната поща, поместени от сп. "Тайм".

1. Отговаряйте бързо, дори да е съвсем лаконично.

2. Не бъдете многословни - все пак не съчинявате есе. Бъдете наясно обаче, че да пишеш кратко и стегнато обикновено изисква повече време, не по-малко. Правете си чернова, от която после изтрийте ненужните думи. Мислете за думите на покойния Елмор Ленард, когато го питали за успеха му като писател: "Махам онези места, които хората са склонни да пропуснат при четене."

Виж още: Как да върнете обратно имейла, който току-що изпратихте

3. Чистете редовно пощенската си кутия. Времето, през което мислите кое писмо да подхванете първо, е пропиляно. Когато отваряте ново съобщение, имате няколко възможности:

- прочитате достатъчно, за да осъзнаете, че изобщо няма нужда да го четете,
- прочитате го и действате веднага,
- прочитате го и действате по-късно,
- прочитате го по-късно (защото си струва, но не е спешно и е прекалено дълго, за да го четете в момента).

Изберете веднага една от тези опции, за предпочитане първите две. Принципът е да се занимаете с дадено писмо само веднъж. Ако не действате веднага, ще трябва да го препрочитате, което е 100% загуба на време.

Ако се справяте с това, пощенската ви кутия е вашият списък със сложни задачи за решаване и неща, изискващи по-задълбочен преглед (които да разчиствате всяка вечер, за да останат не повече от пет), плюс няколко, оставени за по-късно.

4. Отговаряйте най-напред на последното писмо - понякога някой вече се е погрижил за въпросите, повдигнати в предишните.

5. Не забравяйте да препратите на другите информация, която би им била полезна. В края на деня се запитайте какво би трябвало да препратите на някого, но не сте направили.

6. Когато слагате някого на скрито копие (Blind carbon copy), се запитайте защо. Отговорът почти винаги е, че се опитвате да скриете нещо, а това е непродуктивно, дори нечестно.

Употребата на Bcc е препоръчителна само когато премахвате някого от списъка с кореспонденция относно дадена тема. Когато отговаряте на всички (Reply All) в дълга поредица имейли, преместете хората, които вече не са част от дискусията, в полето Bcc, като отбележите това в текста на писмото си. Те ще са ви благодарни.

7. Не викайте. Ако имате нужда да покрещите на някого, направете го лично. ПРЕКАЛЕНО ЛЕСНО Е да го сторите по електронен път.

8. За да следите по-лесно дали нещо, което сте поискали, е изпълнено, сложете себе си на копие и го класифицирайте в папката Follow Up. По-късно ще ви е по-лесно да го откриете и препратите наново с въпроса "Това направено ли е?".

9. Улеснете търсенето си в бъдеще. Ако мислите, че нещо ще ви потрябва по-нататък, препратете го до себе си, като добавите няколко ключови думи, които описват съдържанието му. Джонатан (съавторът на книгата Джонатан Розенбърг, бивш вицепрезидент на "Гугъл", отговорен за продуктите - бел.ред.) например сканира паспорти, шофьорски книжки и други лични документи, които си препраща с описателни ключови думи. Ако някое от тези неща изчезне по време на пътуване, копията са лесно достъпни.

Виж още: Топ 25 личности в бизнеса от 1989 г. насам

Още от Интересно

Защо 2017 може да е по-вкусна

Пророчествата може да са опасно нещо според митологиите и фентъзи жанра, но съвременните видения за бъдещето често разчитат на кратката ни памет, коят...

Как митът за истинската любов може да съсипе здравето ви

Романтичната любов в европейските общества често се описва по стереотипен начин – две половини, изгарящи от копнеж, които вечно се търсят една друга. ...

Да засилим имунитета със синьо сирене и туршия

Киселото зеле, синьото сирене и туршиите не звучат като най-здравословните храни на света. Британски учени обаче установиха, че ферментиралите храни,...

Списък с неща, които трябва да направите, заедно със сестра си

Сестрите са приятели за цял живот, но често ги приемаме за даденост. Възползвайте се максимално от връзката си с вашата сестра, като изпълните този сп...

Седмичен хороскоп за периода 16 януари- 20 януари 2017г.

Можете да следите седмичния си хороскоп в страницата на Jenite.bg във Facebook! Овен Това ще бъде доста спокойна седмица за вас в сравнение с пос...

Какво повишава сексуалната възбуда на партньора ни?

Създаването на настроение за възбуда и сексуални игри не е толкова просто, но няма нищо невъзможно. Лондонският институт е извършил допитване сред 20...

Защото понякога си тръгваш, макар и да обичаш...

Раздялата е приемана за нещо много лошо. Свързвана е с разбити сърца, истерични сълзи, месец лошо настроение (или липса на такова.) Но всъщност раздял...

На 61 и по бански - edna вдъхновяваща фотосесия, която разбива клишетата!

В свят, в който моделите се пенсионират малко след своята 30 годишнина, съществуват и жени, които не се страхуват от стереотипите, които ни поставя об...

Пикантна салата от моркови

Необходими продукти: 400 г моркови 50 г печени белени фъстъци 50 мл олио 1 зелена люта чушка 1/2 лимон 2 с. л. сусам 1 с. л. черен синап 1 ч. л. семе...

"Имам една мечта..." - 88 години от рождението на Мартин Лутър Кинг

На днешната дата през 1929 година се ражда Мартин Лутър Кинг Джуниър. Един човек, който променя съвременната история с един замах.  Кинг става&n...